Kundenstory

Wie Edgbaston Stadium seine Pipeline von Ablenkungen befreite

Ein Stadion mit rund 29.000 Eventanfragen pro Jahr, etwa 29 Mio. € Pipeline – und ein großer Teil davon wird wahrscheinlich nichts. hivr.ai bewertet jede Anfrage beim Eingang, damit das Team nur die bearbeitet, aus denen voraussichtlich etwas wird.

Angela Sanders

Head of Conference & Event Sales

Profil

Edgbaston Stadium ist ein britisches Cricket-Stadion und verkauft Konferenz-, Messe- und Eventflächen rund um den Cricket-Kalender.

Segment

Stadion und Eventlocation

Region

Großbritannien

Portfolio

Ein Standort, Messehalle und Eventflächen

Systeme

iVvy Sales & Catering

Umsetzung

Über iVvy AI, powered by hivr.ai

Produkte

Lead Qualification Quote Automation Data Sync

Das Problem

Eine Pipeline voller Ablenkungen

Rund 29.000 Anfragen erreichen Edgbaston jedes Jahr, etwa 29 Mio. € wert. Ein großer Teil davon wird nie gebucht: Wer eine Innenstadtlage direkt am Bahnhof sucht, hat ein Cricket-Stadion längst ausgeschlossen – die Anfrage kommt trotzdem an, wird trotzdem gelesen, trotzdem qualifiziert, trotzdem quotiert. Die Conversion lag unter 20 %, und die Sales Coordinators bewerteten einen großen Teil der Pipeline mit 10 % Abschlusswahrscheinlichkeit.

Die Lösung

Bewertet und nach Eignung sortiert

hivr.ai liest und bewertet jede Anfrage beim Eingang, nach Regeln, die Edgbaston festlegt. Was nicht passt, sagt hivr.ai automatisch ab. Die mittlere Stufe bekommt ein Angebot, auf das ein Mensch den letzten Blick wirft, und die komplexen, hochwertigen Events gehen direkt an einen erfahrenen Kollegen. Die Kundendaten schreibt hivr.ai währenddessen ins System – das allein nimmt rund vier Minuten Tipparbeit aus jeder Anfrage, 29.000 Mal im Jahr.

Das Ergebnis

Kein KI-Pilotprojekt. Messbarer ROI.

29.000

ANFRAGEN PRO JAHR

Jede beim Eingang bewertet. Nach Eignung sortiert, bevor jemand sie sieht.

29 Mio. €

ANFRAGE-PIPELINE

Wert der Anfragen pro Jahr. Jetzt nach Priorität bearbeitet, nicht nach Zufall.

4 Min.

GESPART PRO ANFRAGE

Und das ist nur ein Nebeneffekt. Niemand sieht die Anfragen, aus denen nie etwas wird.

“Als ich gesehen habe, wie viele Anfragen wir bearbeiten, die zu weniger als 50 % konvertieren, habe ich zum Hörer gegriffen: Könnt ihr uns bei diesem Teil unserer Anfragen helfen?”

Angela Sanders

Head of Conference & Event Sales, Edgbaston Stadium

Ablenkungen waren das Problem

Edgbaston hatte dem Team schon zwei Brocken Arbeit abgenommen. Weihnachten zuerst: eine Messehalle mit bis zu vierzig einzelnen Feiern, vierzig Mal Anzahlung und Detailabstimmung, dazu eine Serie von Anrufen wegen der Preiselbeersauce – alles im Dezember. Heute buchen die Gäste online, zahlen online und bestätigen ihre Angaben selbst, bis hin zum Sitzplatz.

Danach kamen die internen Buchungen dran, die gar keinen Umsatz brachten. Kleine, kurzfristige Anfragen liefen über Instant Book längst im Self-Service. Übrig blieben die Anfragen, die echt aussahen, echte Arbeit zum Qualifizieren machten und meistens nicht gebucht wurden. Angela Sanders hatte einen Namen für das Muster: Ablenkungen.

Die Sorge galt Menschen, nicht Tools

Als KI zum ersten Mal auf dem Tisch lag, ging es nicht um Tempo und nicht um Kosten. Es ging darum, wer einem Anfragenden absagt. Nicht jede Anfrage kommt aus der Branche: manche kommen aus anderen Bereichen, manche von Clubmitgliedern, die eine Geburtstagsfeier buchen – und die es zu Recht stören könnte, wenn die Absage von KI kommt, anstatt vom Menschen.

Die Antwort: Edgbaston legt die Parameter fest. Eine Mitgliederdatenbank lässt sich einspielen, damit langjährige Mitglieder direkt an einen Menschen weitergeleitet werden, und jede KI-Interaktion ist als virtueller Assistent von Edgbaston gekennzeichnet, nicht als Mensch ausgegeben. Die KI-Agenten nehmen das Volumen, das Team behält die Beziehungen.