Kundenstory

Wie Design Offices 250 Stunden im Jahr spart

Deutschlands größter Anbieter flexibler Office-Flächen verkauft Tagungs- und Eventflächen an 50 Standorten in 15 Städten. Jede Regel hinter dem Ergebnis stammt vom eigenen Team.

Daniel Knöller

Commercial Director

Profil

Design Offices ist Deutschlands größter Anbieter flexibler Arbeitsflächen mit Tagungs- und Konferenzflächen an 50 Standorten.

Segment

Flex-Space-Betreiber

Region

Deutschland

Portfolio

50 Standorte in 15 Städten, 260.000 m²

Systeme

Microsoft Dynamics

Umsetzung

hivr.ai end-to-end umgesetzt

Produkte

Channel Management Lead Qualification Quote Automation E-Proposal Data Sync Workflow Builder

Das Problem

Anfragen im Stundentakt

Ein Firmenkunde fragt einen Workshop für vierzig Personen in München in sechs Wochen an, mit Catering und bestimmtem Setup, und vergleicht zwei oder drei Anbieter. Jemand liest die Anfrage, prüft, was frei ist, bepreist, schreibt das Angebot und fasst nach. Eine Stunde später dasselbe noch einmal, für eine andere Stadt, aus einem anderen Kanal. Über 50 Standorte ist das dieselbe Arbeit wie in einem Sales-and-Catering-Team, nur verteilt auf fünfzehn Städte statt in einem Gebäude.

Die Lösung

Regeln, die das Team selbst pflegt

Anfragen aus allen angebundenen Kanälen landen an einer Stelle, klassifiziert und dem richtigen Standort zugeteilt. Flächen, F&B und Technik kalkuliert hivr.ai nach den Regeln des Teams, inklusive Mindestumsatz pro Raum und Tag und nachfrageabhängiger Preise, und setzt daraus ein Angebot im Markendesign zusammen. Die Klassifizierungen stehen in normaler Sprache – ändert sich das Angebot, ändert das Team die Regel noch am selben Nachmittag.

Das Ergebnis

Kein KI-Pilotprojekt. Messbarer ROI.

250 Std.

GESPART PRO JAHR

Kein Lesen, kein Abtippen mehr. Gemessen im Tagungs- und Eventverkauf.

+150K €

ZUSATZUMSATZ

Extra Raummiete und Zusatzleistungen. Aus Mindestumsatzgrenzen, die das Team setzt.

STANDORTE LIVE

In 15 deutschen Städten. Ein zentraler Prozess, Preise je Standort.

“hivr.ai automatisiert alle Anfragen unter 20 Gästen, damit sich unser Team nur um die wertvollsten kümmert.”

Daniel Knöller

Commercial Director, Design Offices

Vier Produkte, fünfzig Standorte

Design Offices verkauft an jedem Standort vier Dinge: Büroflächen, Coworking, Meetingräume und Konferenzflächen. Die letzten beiden hängen an der Kette von der Anfrage bis zum Angebot – in einem Volumen, das kein Team von Hand schafft.

Tagungen und Events kamen längst in Mengen herein, die dieses Team nicht mehr beantworten konnte. Mehr Personal war auch keine Lösung, denn die Ökonomie flexibler Flächen trägt nicht dieselbe Marge pro Event. Der Prozess selbst musste schneller und günstiger werden, nicht größer.

Im Flex-Space war die Sorge Abhängigkeit

Ein Flex-Space-Betreiber ändert sein Angebot ständig: neue Standorte, neue Pakete, neue Preise, saisonales Catering. Wenn jede Änderung am automatisierten Prozess ein Support-Ticket und zwei Wochen Wartezeit braucht, wird die Automatisierung zur Handbremse – und das Team vertraut ihr nicht mehr.

Die Regeln hinter beiden Ergebnissen hat deshalb das Team von Design Offices selbst aufgesetzt, nicht hivr.ai. Preise, Mindestumsatz pro Raum und Tag, Nachfragestufen und Pakete aus F&B und Technik sind Konfiguration. Genau diese Kontrolle ist der Grund, warum es die Umsatzzahl überhaupt gibt: Grenzen holen Raummiete zurück, die vorher wegrabattiert wurde, und Pakete halten Zusatzumsatz im Angebot.