Christian Graf von Kanitz-Kopsch
Vom Anfrage bis zur Buchung: 4 entscheidende Datenpunkte, warum Hotels Meetings und Gruppensales automatisieren müssen.
Vor der Pandemie war Deutschland ein führendes Ziel für Meetings und Konferenzen weltweit, mit 2,89 Millionen Veranstaltungen im Jahr 2019 und 423 Millionen Teilnehmern. Trotz dieser Bedeutung sehen sich 70 % der eingehenden Veranstaltungsanfragen aufgrund von Kapazitätsbeschränkungen, betrieblichen oder strategischen Gründen mit einer Ablehnung konfrontiert. Darüber hinaus erhält MICE zwar einen erheblichen Beitrag zum Hotelumsatz, aber oft weniger Aufmerksamkeit, da viele Prozesse immer noch manuell abgewickelt werden.
Der traditionelle Veranstaltungsmarkt hat sich verändert, insbesondere aufgrund der Pandemie, und Hotels sehen sich nun mit folgenden Trends und Herausforderungen konfrontiert:
Trends & Herausforderungen
Zunehmende Anzahl kleiner Meetings: Veranstaltungen mit weniger als 30 Teilnehmern werden immer häufiger, da Unternehmen große Events in kleinere, dezentralisierte Meetings aufteilen. Je nach Markt und Segment sind bis zu 75 % der Meetings klein und einfach, mit weniger als 30 Teilnehmern, was zu niedrigeren Buchungswerten führt. Der Anstieg der Remote-Arbeit bedeutet, dass Unternehmen externe Räumlichkeiten für Teambesprechungen buchen. Kleinere Veranstaltungen sind jedoch weniger rentabel und erfordern fast den gleichen Aufwand wie größere, was ihre finanzielle Rendite verringert.
Kurze Vorlaufzeiten: Der Zeitraum zwischen der Buchung und der Veranstaltung (Vorlaufzeit) schrumpft, wobei die durchschnittlichen Vorlaufzeiten in Europa jetzt unter 40 Tagen liegen. Von Veranstaltungsorten wird erwartet, dass sie schnellere Angebote und flexible Stornierungsrichtlinien anbieten. Kurze Vorlaufzeiten erfordern schnelle Antworten auf Anfragen und eine effiziente operative Planung.
Bewältigung der Flut von Anfragen: Die Nachfrage nach Veranstaltungen hat sich nach der Pandemie erholt, aber da 30 % der Hotelbelegschaft seit 2019 verloren gegangen sind, kämpfen die Hotels damit, den Anstieg der Veranstaltungsanfragen zu bewältigen. Automatisierung bietet eine potenzielle Lösung, um die Arbeitslast des verbleibenden Personals zu verringern.
Steigende Kosten: Inflation und Energiepreise steigen, was die Hotels dazu zwingt, Wege zu finden, um
effizienter zu arbeiten und Kosten besser zu verwalten.
Die Bedeutung der Automatisierung
Angesichts dieser Veränderungen ist Automatisierung im Veranstaltungsmarkt notwendiger geworden. Die Trends zu kürzeren Vorlaufzeiten, kleineren Teams und einem höheren Anfragevolumen bedeuten, dass manuelle Prozesse nicht mehr nachhaltig sind. Automatisierung bietet mehrere Möglichkeiten:
Reduzierter Aufwand bei sich wiederholenden Aufgaben, wodurch Mitarbeiter sich auf wichtigere, strategische Aktivitäten konzentrieren können.
Zeitersparnis bei Angebots- und Preisprozessen.
Verbesserte Genauigkeit und Datenerfassung für bessere Entscheidungsfindung.
Ziele und Vorteile der Automatisierung
Der größte Vorteil der Automatisierung besteht darin, manuelle Aufgaben zu reduzieren und Zeit für kreativere und strategischere Arbeiten freizusetzen. Für den MICE-Sektor bietet die Automatisierung folgende spezifische Vorteile:
Bearbeitung von Anfragen: Automatisierung hilft, das Anfragenvolumen effizienter zu verwalten und die Antwortzeiten zu verkürzen. Die Radisson Hotel Group hat ihre Antwortrate an Kunden nahezu verdoppelt, ohne dass es jetzt zu Verzögerungen kommt.
Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse wie die Angebotserstellung sparen Zeit, sodass sich das Personal auf andere wichtige Aufgaben wie Kundenservice und strategische Planung konzentrieren kann. Die Radisson Hotel Group hat ihre Antwortzeit an Kunden halbiert, während die NH Hotel Group die Antwortzeit um über 30 % reduziert hat.
Priorisierung rentabler Veranstaltungen: Automatisierung ermöglicht die Trennung und Priorisierung von umsatzstarken Veranstaltungen gegenüber weniger rentablen.
Erfüllung der Kundenerwartungen: Kunden erwarten schnelle Antworten und nahtlose Buchungserlebnisse. Automatisierung kann diese Erwartungen erfüllen, indem sie sofortige Informationen zu Verfügbarkeit und Preisen bereitstellt.
Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Reduzierung manueller Arbeiten können die Mitarbeiter an sinnvolleren und interessanteren Aufgaben arbeiten, was die Arbeitszufriedenheit erhöht.
Fehlerreduzierung: Automatisierung verringert das Risiko von Fehlern im Vergleich zu manuellen Prozessen, wie bei der Dateneingabe und -verarbeitung.
Zusammenfassend kann die Automatisierung im Bereich der Meetings und Gruppen zu erheblichen Zeitersparnissen, verbesserter Effizienz, besserem Kundenservice und höherer Mitarbeiterzufriedenheit führen. Durch die Anpassung an die Automatisierung können Hotels die post-pandemischen Märkte effektiver navigieren, steigende Anforderungen bewältigen und ihre Ressourcen sowohl für kleine als auch für große Veranstaltungen optimieren.