Das PPT-Framework: 3 wesentliche Komponenten für die Automatisierung von Meetings und Gruppen in Hotels

In unseren vorherigen Blogbeiträgen haben wir die Grundlagen der Automatisierung untersucht, einschließlich ihrer Bedeutung, Ziele und Vorteile sowie die häufigen Missverständnisse und Vorurteile, die mit der Automatisierung im Bereich Meetings und Veranstaltungen verbunden sind. Heute gehen wir den nächsten Schritt: die Einführung von Automatisierungstools und die notwendigen Veränderungsprozesse innerhalb von Hotels, die mit solchen Implementierungen einhergehen.

Dieser Veränderungsprozess dreht sich hauptsächlich um drei zentrale Bereiche: Menschen, Prozesse und Technologie, die zusammen als das PPT-Rahmenwerk (People, Process, Technology) bekannt sind. Dieses Rahmenwerk basiert auf der Idee, dass erfolgreiches Änderungsmanagement nur durch eine ausgewogene Abstimmung dieser drei Kernorganisationselemente erreicht werden kann. Ein einfaches Implementieren eines neuen Tools oder Software löst nicht automatisch bestehende Herausforderungen oder führt zu nachhaltigen Verbesserungen.

In diesem Artikel gehen wir näher auf diese drei Bereiche ein und erörtern, wie sie harmonisiert werden müssen, um eine erfolgreiche Automatisierung und die begleitenden Veränderungen innerhalb der Hotelbranche sicherzustellen.

Menschen: das Herz des Wandels

Die Einführung von Automatisierung im Hotelwesen und im MICE-Sektor erfordert einen umfassenden Veränderungsprozess, bei dem der Faktor "Menschen" eine entscheidende Rolle spielt. Um Erfolg zu haben, ist es unerlässlich, die Mitarbeiter umfassend zu schulen und sie von den Vorteilen der Automatisierung zu überzeugen.

Klare und transparente Kommunikation ist entscheidend, um Mythen auszuräumen und Bedenken abzubauen. Viele Mitarbeiter könnten Ängste und Unsicherheiten bezüglich der Automatisierung hegen, sei es aufgrund von Bedenken zur Arbeitsplatzsicherheit oder mangelndem technischen Verständnis (für eine detaillierte Diskussion siehe "MICE Today II: Die 10 großen Mythen und Missverständnisse über Automatisierung"). Daher ist es wichtig, die Vorteile der Automatisierung von Anfang an hervorzuheben. Durch transparente Kommunikation können die Mitarbeiter auf die Reise mitgenommen werden, sodass sie aktiv am Prozess teilnehmen und ihn mitgestalten können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter. Schulungsprogramme sind unerlässlich, um sowohl technisches Fachwissen als auch praktische Anwendungskenntnisse zu vermitteln. Diese Bemühungen helfen, Ängste abzubauen und die Mitarbeiter zu befähigen, neue Technologien effektiv zu nutzen. Das Ziel ist nicht nur, technische Fähigkeiten zu entwickeln, sondern auch ein umfassendes Verständnis der neuen Workflows im weiteren Kontext des Unternehmens und der Branche zu fördern.

Praktische Beispiele zeigen, dass einzelne Mitarbeiter, die an einen neuen Prozess glauben, eine bedeutende Rolle spielen können, indem sie ihre Kollegen mit ihrer Begeisterung beeinflussen. In einigen Fällen haben Hotelgruppen sogar "Wettbewerbe" erlebt, bei denen Teams sich gegenseitig herausforderten, um die besten Ergebnisse durch Prozessänderungen zu erzielen.

Besonderes Augenmerk sollte auf Führungskräfte gelegt werden, wie zum Beispiel Abteilungsleiter und Hoteldirektoren. Sie müssen zuerst überzeugt und geschult werden, damit sie ihre Teams sowohl technisch als auch emotional auf die bevorstehenden Änderungen vorbereiten können. Ihre Rolle als Motivatoren und Wegweiser ist entscheidend für den Erfolg des Veränderungsprozesses. Wenn ein Unternehmen einen Betriebsrat hat, ist es wichtig, ihn frühzeitig einzubeziehen, um Strategien für die Umsetzung zu entwickeln und etwaige Bedenken der Mitarbeiter zu adressieren.

Um den Veränderungsprozess langfristig zu unterstützen, ist es sehr hilfreich, einen bestimmten Ansprechpartner oder Experten innerhalb der Organisation zu benennen. Diese Person kann das manchmal emotionale Thema des Wandels vorantreiben, Fragen beantworten und Bedenken entgegenwirken. Kontinuierliche Unterstützung und klare Kommunikation stellen sicher, dass der Veränderungsprozess nicht nur als wichtig dargestellt wird, sondern auch erfolgreich umgesetzt wird.

Prozesse: das Gleichgewicht zwischen Führung und Mitarbeiterbeteiligung

Ein effektiver Veränderungsprozess im Hotel- und MICE-Sektor erfordert ein sorgfältiges Gleichgewicht zwischen Führung und Mitarbeiterbeteiligung. Während es wichtig ist, klare Richtungen zu geben und Ziele zu setzen, ist es ebenso entscheidend, die Mitarbeiter aktiv an der Gestaltung neuer Prozesse zu beteiligen. Diese aktive Teilnahme fördert die Akzeptanz und bringt wertvolle Perspektiven aus dem Alltagsbetrieb ein.

Das Respektieren bestehender Strukturen und die Einbindung aller Mitarbeiter in den Veränderungsprozess sind entscheidend. Eine vollständige Überholung ist nicht immer notwendig; stattdessen sollte eine Evolution bestehender Prozesse angestrebt werden. Schritthaltende Anpassungen ermöglichen die Integration von Verbesserungen, während auf bewährten Methoden aufgebaut wird. In einigen Fällen kann es hilfreich sein, agile Projektmanagement-Methoden den Teams zu erklären und darauf hinzuweisen, dass das Endprodukt möglicherweise von der ursprünglichen Idee abweicht, aufgrund von Rückmeldungen von Stakeholdern und dem Lernen aus verschiedenen Entwicklungsschritten.

Wenn die Mitarbeiter dies verstehen, sind sie eher bereit, sich im Entwicklungsprozess zu engagieren. Detaillierte Prozessdokumentationen, wie Handbücher und Webinare, spielen eine zentrale Rolle im Änderungsmanagement. Sie bieten eine klare, verständliche Darstellung neuer Workflows und dienen als Referenz für alle Beteiligten. Gründliche Dokumentationen verringern Unsicherheiten und helfen dabei, konsistente Standards zu etablieren.

Rechtliche Aspekte und die Einbeziehung des Betriebsrats dürfen nicht übersehen werden. Alle Änderungen müssen den gesetzlichen Anforderungen und den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Durch die Kombination von Führung, Mitarbeiterbeteiligung und sorgfältiger Dokumentation können Prozesse erfolgreich angepasst und optimiert werden, was zu einem reibungslosen und effektiven Übergang beiträgt.

Technologie: der Schlüssel zur nahtlosen Integration

Technologie spielt eine entscheidende Rolle im Veränderungsprozess, insbesondere im MICE-Sektor. Die Integration von Schnittstellen, die eine nahtlose Kommunikation zwischen Systemen ermöglichen, ist entscheidend. Im Gastgewerbe sind seit vielen Jahren bewährte Systeme und Tools im Einsatz, was eine relativ einfache Integration ermöglicht. Allerdings ist die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen im MICE-Sektor noch ein relativ neues Terrain.

Ein wichtiger Gesichtspunkt ist die Bestimmung, welche Aspekte der MICE-Branche automatisiert werden können. Dazu können die halbautomatisierte oder vollständig automatisierte Beantwortung von Veranstaltungsanfragen, dynamische Preisänderungen, den Austausch von Echtzeitinformationen vor und während Veranstaltungen, die Auswertung von Feedback nach Veranstaltungen und der automatisierte Datenaustausch zwischen Systemen gehören, die zuvor manuell bearbeitet wurden.

In einem kürzlichen Artikel von IHA & HSMA haben ein Team von Experten der Hotelbranche einen Überblick über die umfassende Systemlandschaft im MICE-Sektor gegeben. Dieser Überblick hebt den Handlungsbedarf hervor, um Schnittstellen implementieren zu können (siehe auch "Überblick über MICE-Technologieanbieter und deren Lösungen" im IHA-Extranet, das von der IHA Task Force MICE entwickelt wurde).

Es ist auch wichtig, bestehende Lösungen auf dem Markt zu erkunden. Viele Anbieter bieten bereits umfassende Softwarelösungen an, die verschiedene Aspekte und Anwendungsfälle abdecken. Oft sind diese Tools modular und können auf die spezifischen Bedürfnisse eines Hotels oder einer Veranstaltung zugeschnitten werden.

Die Implementierung der richtigen Technologie unterstützt nicht nur die Workflows, sondern trägt auch wesentlich zum Erfolg des gesamten Veränderungsprozesses bei. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren und weniger auf sich wiederholende Tätigkeiten, was letztendlich das Gästeerlebnis verbessert.

Fazit: ein ganzheitlicher Ansatz für den Wandel

Die erfolgreiche Einführung von Automatisierungstools und -prozessen im MICE-Sektor erfordert oft einen umfassenden Veränderungsprozess, der Menschen, Prozesse und Technologien integriert. Die Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter hilft, Ängste abzubauen und die Akzeptanz neuer Technologien zu fördern. Optimierte und gut dokumentierte Prozesse stellen sicher, dass bestehende Strukturen respektiert und sinnvoll weiterentwickelt werden. Die Integration geeigneter Schnittstellen und effektiver Lösungen erleichtert den Übergang.

Eine harmonische und sensible Abstimmung dieser drei Bereiche führt zu nachhaltigen Verbesserungen, effizienter Ressourcennutzung und trägt letztendlich zum Gesamterfolg der Organisation bei.