Alle 50 ‚Design Offices‘ Standorte werden jetzt von den autonomen KI-Agenten von hivr.ai unterstützt.

Design Offices, Deutschlands führender Anbieter von flexiblen Arbeitsräumen, geht einen wichtigen Schritt in Richtung verbesserte Effizienz, indem sie autonome KI-Agenten des Hospitality-Tech-Anbieters hivr.ai nutzen. Nach einer erfolgreichen Testphase an ihrem Standort in München wird die Technologie auf alle 50 Standorte von Design Offices ausgeweitet, was zu schnelleren Reaktionen, höherer Kundenzufriedenheit und erheblichen Zeitersparnissen führt. Diese KI-Agenten unterstützen das Team von Design Offices, indem sie administrative Aufgaben automatisieren und es so dem Team ermöglichen, sich stärker auf die Kundenbindung und Beratung zu konzentrieren, insbesondere bei größeren Veranstaltungen und Konferenzen.

In nur drei Monaten Testzeit haben die KI-Agenten von hivr.ai über 5.000 E-Mail-Anfragen bearbeitet, was Design Offices satte 250 Arbeitsstunden eingespart und zusätzlich 100.000 € Umsatz generiert hat. Laut Daniel Knöller, Commercial Director bei Design Offices, stellt diese Lösung eine der größten betrieblichen Herausforderungen dar: "Jede E-Mail muss manuell in verschiedene Systeme übertragen werden, um Preise und Verfügbarkeiten zu überprüfen. Dies kann zwischen 20 und 30 Minuten pro Angebot in Anspruch nehmen – eine ineffiziente Zeitverschwendung, wenn man bedenkt, dass nur drei von zehn Angeboten tatsächlich in Buchungen umgewandelt werden." Mit hivr.ai werden diese Stunden zurückgewonnen.

Automatisierung bedeutet mehr Zeit für persönlichen Service

Die Mehrheit der Raum- und Veranstaltungsanfragen, die Design Offices erhält, kommen unstrukturiert per E-Mail – etwa 70%. Angesichts der Tatsache, dass sie über 150.000 solcher E-Mails pro Jahr bearbeiten, bot sich hier eine große Chance zur Optimierung. Mit der Automatisierungsplattform von hivr.ai werden eingehende E-Mails automatisch bearbeitet, die Verfügbarkeit wird überprüft und Antworten vorbereitet – alles ohne manuelle Eingriffe. Darüber hinaus werden relevante Daten nahtlos in das Kundenmanagementsystem (CRM) übertragen, wodurch menschliche Fehler und manuelle Arbeiten reduziert werden.

„Durch die Automatisierung schaffen wir mehr Freiraum für Kundenberatungen, während wir unsere Prozesse auf ein neues Effizienzniveau bringen“, merkt Knöller an und hebt die positiven Auswirkungen auf sowohl interne Abläufe als auch Kundeninteraktionen hervor.

Felix Undeutsch, CEO von hivr.ai, fügt hinzu: „Die Verkürzung der Reaktionszeiten macht die Arbeit nicht nur einfacher für die Mitarbeiter, sondern verbessert auch die Kundenzufriedenheit, was zu einer höheren Umwandlungsrate von Angeboten zu Buchungen führt. Die Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Aktivitäten wie Kundenberatung konzentrieren, während geringwertige Tätigkeiten wie Dateneingabe und Verfügbarkeitsprüfungen 24/7 von autonomen KI-Agenten durchgeführt werden, die das Team von Design Offices unterstützen.“ Dieses Maß an Effizienz bedeutet, dass sich Design Offices auf das Wesentliche konzentrieren kann – auf die Bereitstellung hochwertiger Dienstleistungen und den Aufbau von Beziehungen zu Kunden.

Horizonte erweitern: mehr Kanäle, mehr Effizienz

Diese Partnerschaft ist nur der Anfang. Design Offices und hivr.ai erweitern ihre Zusammenarbeit, indem sie Anfang 2025 zusätzliche Vertriebskanäle aktivieren, in Partnerschaft mit Branchenakteuren wie Meeta-X, meetago, MICEPortal, Meetingselect, Cvent und vielen weiteren. Diese Expansion stellt einen entscheidenden Schritt in der Transformation der Vertriebsprozesse von Design Offices dar, bei dem KI eingesetzt wird, um eine noch größere Effizienz und bessere Kundenerlebnisse zu erzielen.

Über "Design Offices"

Seit 2008 gestaltet Design Offices die Arbeitsweise in Deutschland mit ihren flexiblen Arbeitsräumen neu. Mit rund 50 Standorten in 15 Städten bietet Design Offices nicht nur moderne Büroumgebungen, sondern auch gemeinschaftliche Veranstaltungen, Geschäfts-Catering und vielseitige Veranstaltungsräume. Zu ihren Kunden gehören namhafte Unternehmen wie Deutsche Bahn, Marc O’Polo und Salesforce. Weitere Informationen sind verfügbar unter designoffices.de.